Уничтожение документов: зачем это нужно и как это делают профессионалы
Информация, содержащаяся в отчетах, бланках и договорах, неизбежно устаревает. Однако несмотря на то, что она потеряла актуальность для компании, она может очень пригодиться конкурирующим фирмам. И даже если складывается впечатление, что ничего полезного в этих бумагах нет, лучше не торопиться выкидывать их в мусорную корзину. Надежнее будет воспользоваться услугами фирм, предлагающих конфиденциальное уничтожение документов.
Существует два способа проведения утилизации носителей информации:
1) с помощью шредера и промышленного пресса. Такое уничтожение документов подразумевает их предварительное измельчение, далее следует гидрообработка и прессование. Используется только для утилизации бумажных носителей.
2) путем термической обработки носителя (сжиганием).
Включает операции по измельчению, сортировке и непосредственно термической обработке в высокотемпературной печи. Этот способ используется для утилизации любых носителей, в том числе пластиковых карт, дисков, дискет и т.д.
Иногда уничтожение документов может предваряться созданием их электронной копии. Естественно, что эта услуга доступна только в том случае, если сам клиент изъявит желание произвести резервное копирование.
По окончании процедуры клиентам выдается акт уничтожения. В акте не дается информации о том, какие именно документы были утилизированы, указывается только весовое количество уничтоженного материала.
Большинство фирм, предлагающих уничтожение документов, обязуются не использовать поступающую на утилизацию информацию в своих целях. Дельцов, которые пренебрегают этими обязательствами, не так много, но, тем не менее, попадаются и такие. Поэтому особое внимание следует уделить выбору надежной компании, которая будет в состоянии обеспечить качественное и безопасное проведение этой операции.
Уничтожение бухгалтерских документов: как это работает
Сразу следует оговориться, что уничтожение архивных документов оформляется документально. Основанием для утилизации служит акт, составленный экспертной комиссией и подписанный руководством компании. Если утилизация осуществляется безосновательно (т.е. без акта), то при проверке будут зафиксированы нарушения (их степень зависит от конкретной ситуации).
Уничтожение бухгалтерских документов осуществляется на территории фирмы, оказывающей данный вид услуг и подтверждается актом об утилизации. Уничтожение на территории заказчика считается нарушением пожарных и экологических норм и может привести к административной или даже уголовной ответственности.
Уничтожение бухгалтерских документов производится методом шредирования (измельчения в специальном устройстве). Восстановление бумаг после такой обработки невозможно, поэтому стоит очень внимательно относиться к тем документам, которые предназначены для утилизации, т.к. случайное уничтожение бумаг может квалифицироваться как нарушение законодательства. С другой стороны, в этом есть и определенный плюс - этой информацией не смогут воспользоваться и конкуренты компании.
Насколько важно своевременное уничтожение бухгалтерских документов - этот вопрос каждая компания решает для себя самостоятельно. Конечно, если не утилизировать вовремя бумаги ничего страшного не произойдет. Другой вопрос, что обширная документальная база затрудняет ориентирование в архиве и требует больших площадей для хранения. Но если эти неудобства не так страшны, то вероятная утечка информации из архива - проблема посерьезнее. Поэтому о решении этих вопросов нужно позаботиться заранее.
Утилизация бумаг может осуществляться в присутствии заказчика. Это дает клиенту возможность быть уверенным, что операция была проведена правильно и никакая информация не попадет в третьи руки.