Правильное хранение бухгалтерских документов – залог «долголетия» компании

Сегодня промышленный шпионаж, к сожалению, встречается не только в американских фильмах. Для большинства крупных компаний это суровая реальность, с которой приходится сталкиваться едва ли не ежедневно. Самым простым способом узнать чужие секреты является кража деловых бумаг. Откуда крадут чаще всего? Прямо из офисов или из необорудованных архивов. Именно поэтому так важно правильно организовать хранение документов: отчетов, счет-фактур и т.д.

Что представляет собой хранение бухгалтерских документов? Это особый вид архивного хранения, который ведется в соответствии с основными положениями бухучета и законодательными требованиями. Бумаги хранятся на протяжении определенного срока в специально оборудованном архиве. Хранилище оснащено, как правило, архивными коробами, отличающимися повышенной износоустойчивостью.

Почему хранение бухгалтерских документов сторонними компаниями выгоднее и удобнее, чем делать это самостоятельно? Во-первых, специализированные фирмы имеют в своем распоряжении помещения, в которых поддерживается определенная температура. Кроме того, специализированные компании предоставляют круглосуточную охрану. Все это можно организовать и в рамках собственного офиса, но затраты будут несоизмеримы.

Хранение бухгалтерских документов включает несколько этапов работы. Сначала осуществляется подготовка документов. Они систематизируются, маркируются штрих-кодом и упаковываются в короба. В обязательном порядке должна быть составлена опись бумаг, передаваемых на хранение. К слову, заказчик может взять выполнение этих работ на себя либо контролировать их выполнение исполнителем.

За хранение бухгалтерских документов ответственность несет не заказчик, а компания-исполнитель. Доступ к хранилищу обеспечивается в соответствии со списком, утвержденным заказчиком. При необходимости по всем принятым на хранение документам могут быть предоставлены необходимые справки.

Уничтожение бухгалтерских документов: так не достаньтесь же вы никому

Чаще всего потерявшие актуальность документы отправляются в мусорную корзину. Дальнейшая судьба этих бумаг мало кому известна, а ведь они могут дать конкурентам много пищи для размышлений. Многие ищут выход в покупке офисного шредера, но и эта мера далеко не всегда эффективная в вопросах утилизации бумаг. Это связано, во-первых, с большими затратами рабочего времени, а во-вторых - с тем, что измельченные остатки бумаги все равно попадают в корзину, да и размер их не настолько мал, чтобы невозможно было восстановить исходный документ. Именно поэтому уничтожение документов лучше доверить специалистам.

Как правило, этим занимаются те же фирмы, что предлагают услуги хранения. Производится оно двумя способами: путем шредирования или термической обработки. Шредирование - это измельчение бумаг с помощью промышленного шредера. Размер бумажных элементов в этом случае значительно меньше, чем в случае использования офисной оргтехники. Затем эти отходы прессуются и складываются на территории компании исполнителя. Многие не слишком доверяют такому способу утилизации, хотя восстановить документ после такой обработки невозможно.

Более надежным считается уничтожение бухгалтерских бумаг путем сжигания. Для этого используются специальные высокотемпературные печи, в которых кроме бумаги отлично утилизируются пластиковые карточки, диски и прочие современные носители информации.

После того, как уничтожение бухгалтерских документов было проведено, заказчику предоставляется акт об уничтожении. Там указывается только весовое количество утилизированной бумаги. Узнать, какие именно документы были уничтожены, можно только из описи, которая в обязательном порядке составляется перед передачей бумаг фирме-исполнителю. Если будет установлено, что утилизации подверглись документы, не включенные в опись, то это может быть расценено как административное или уголовное нарушение.

Уничтожение бухгалтерских документов специализированной фирмой экономит площади компании и сокращает риски, связанные с утечкой информации. Именно поэтому данная услуга становится все более популярной во всем мире.